人事給与システムのデータ変換処理を行うコツ

人事給与システムのデータ変換処理を行うにあたってのコツを紹介します。データの移行には、必ずデータ変換が伴います。そして、移行に当たり移行先にない項目を消していく作業や、順序を変える等の作業があります。これらをどのように遂行していくかという問題がありますが、最も安全な方法はデータベースの連携です。それぞれのシステムのデータベースに直に接続した3つ目のシステムを構築し、その中に変換のための受け皿を用意し、データの受け渡しを行います。そうすれば一度構築した後は人の手が入りませんので、最も安全かつスムーズです。しかし問題点は、システムのメーカーでないと対応が出来ないことです。そしてお金がかかる方法ですので、もう一つの方法としては、データをエクスポートした後アクセスで変換してインポートという方法があります。こちらも知識が必要になりますが、メーカーではなくても制作できるので、費用的には安くできます。

人事給与システムのデータ変換処理の必要性

人事給与システムは内部に従業員のデータが入っており、それは個人情報のため、扱いには充分注意が必要です。そんなシステムのデータを外部に取り出して利用する事があります。例えば、人事データをグループウェアと連携させる場合です。人事データには社員の所属部署から役職などが登録されていますが、グループウェアとはひとつの組織の単位での情報共有を図る仕組みです。当然のことですが、人事異動が発生するとその両方のシステムで人の異動の情報を登録することになります。人事給与システムでは、対象者の人事異動履歴を登録する必要があります。こういった事態の非合理的な負担を減らすために、データ変換処理が必要なのです。なぜならこの作業を一つに集約し、もう一つのシステムに反映させれば二度手間にならずに済みますが、違う二つのシステムというのはデータの型式が異なるために反映させるためのデータ変換だからです。

人事給与システムのデータ変換による可能性

人事給与システムの連携に特にニーズがあるのは、会計システムとの連携です。給与と会計は切り離せないものですが、全く違います。給与システムと違い、会計システムは仕訳というルールがあり、このルールに則った上で全てのデータが記載されています。給与の情報も会計システムに仕訳を起こさないといけないのですが、この仕訳のルールが給与担当者には難しいのです。そこで給与システムにおける各項目が会計システムの仕訳項目へとデータ変換処理され、連携する仕組みが大変重宝されています。この設定は一度行えば、会社の仕組みが変わらない限りずっと使えますので、仕訳入力の作業効率が上がります。しかし人事システムは会社の根幹でありながら、システム連携が遅れています。会社によって、役職や部署の区切りが違うのでルール化しにくいという面です。こういった点を乗り越えれば、働き方やライフスタイルに影響を与え、企業の可能性も広がります。

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