知っておきたい人事給与システムのデータ変換処理の基本事項

中小企業から大企業に至るまで、一般的に企業の人事制度や経理システムは、世の中の流れを機敏に捉えた対応が求められます。マイナンバー制度導入後のシステム変更や法改正、税率改定などの場合が挙げられます。特に、人事給与システムは最重要であり、企業の人事諸制度から基本給や能力給等の賃金及び各種保険料、税金等の給与計算、勤怠管理まで効率的に業務管理してくれます。このシステムは、他のシステムとの連動が可能であり、その際はデータ変換処理が必ず必要です。昨今のシステムにはシステム間のデータ交換時にデータ流出が危惧されることから、データを見破ることが出来ないよう暗号化し、データ変換する仕組みを用いています。安全性が担保された人事給与システムは、流出リスクが軽減され、例えば経理システムとスムーズに連動することにより、経理部門の業務効率向上にも貢献してくれます。

人事給与システム及びデータ変換処理の概念

人事給与システムを一言で解説すると、給料や所得税や住民税等の税金、社会保険料、雇用保険等を自動計算し、給与明細表の作成も対応してくれる業務システムです。最近では、システム費用も安くなり導入する企業が増えています。併せて、システム導入により人事業務は改善され、特に複雑な給与計算から解放された要員は負担が軽減され、部門の要員数の適正化や業務内容の見直しに至り、集中すべき業務の遂行が実現します。一方、データ変換処理とは、相互のデータを交換し業務の幅を拡大する事です。また、人事や経理の部門間でデータを交換することによりワークシェアも可能となります。給与データが人事給与システムと経理管轄の会計システムへデータ変換処理され、連携されます。これによって会計システムへの入力業務は自動化され皆無となり、コスト削減に繋がります。

人事給与システムにおけるデータ変換処理の注意点

業務効率の向上、コスト削減にも結び付く人事給与システムと他のシステムとのデータ交換処理は、データ交換、移動の仕組みが構築されれば何も問題はありません。しかしながら、交換、移動の仕組みについては十分に注意が必要であり、不完全なままシステム運用が開始されると内部監査や決算資料に不備が見つかり、取り返しのつかない事態が予想されます。このような事にならない為には、人事給与システム上の項目を1項目毎に移行先システム上の受け入れ項目と照合させる地道な作業が求められます。例えば、給与データの基本給及び考課給や残業代、業務手当を含む給与は、会計データの従業員人件費に集約します。このように一旦、データ交換処理の業務が完成してしまえばその後に、税率改定や法令改正による変更が発生してもシステム停止とはなりません。